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在混合會(huì )議中實(shí)現更好結果的5個(gè)最佳實(shí)踐

責任編輯:cres 作者:Christina |來(lái)源:企業(yè)網(wǎng)D1Net  2023-10-18 14:25:00 原創(chuàng )文章 企業(yè)網(wǎng)D1Net

如果你想讓你的團隊配備有才華的員工,那么提供在家工作的選擇就不再是討價(jià)還價(jià)的了。當被問(wèn)及如果不得不全職回到辦公室會(huì )做什么時(shí),PromoLeaf最近的一項研究發(fā)現,超過(guò)一半(52%)的遠程員工會(huì )辭職。這比疫情后Gartner的一項研究大幅增長(cháng),該研究發(fā)現,如果不再允許遠程工作,39%的美國成年人會(huì )辭去工作。
 
不過(guò),人們確實(shí)很懷念見(jiàn)到同事的日子,他們甚至錯過(guò)了面對面的會(huì )議。每周至少有幾天在辦公室工作會(huì )讓人們(86%的人)比那些完全遠程工作的人對工作更有安全感。
 
留住你的團隊——并保持他們的參與度——的關(guān)鍵是混合工作。它是兩全其美的,允許人們遠程工作或進(jìn)入辦公室,無(wú)論是按計劃還是按工作要求進(jìn)行。這意味著(zhù),在可預見(jiàn)的未來(lái),你可能會(huì )看到混合會(huì )議——一些人聚集在會(huì )議室,另一些人在家打電話(huà)進(jìn)來(lái)。
 
此會(huì )議模式不同于全視頻呼叫或所有面對面會(huì )議。它帶來(lái)了技術(shù)挑戰,需要新的技能。
 
為了幫助你做好這件事,我采訪(fǎng)了掌握這門(mén)藝術(shù)的領(lǐng)導人。他們告訴我什么管用,什么不管用,你需要買(mǎi)什么,以及如何把會(huì )議變成你一天中富有成效的部分。
 
什么是混合會(huì )議?
 
Venture Smarter的CEO喬恩·摩根解釋說(shuō):“混合型會(huì )議是一種融合了面對面和虛擬元素的現代會(huì )議方式。”它允許參與者從不同的位置參加會(huì )議,一些人在物理會(huì )議室中,另一些人通過(guò)視頻會(huì )議或其他在線(xiàn)協(xié)作工具遠程參加會(huì )議。
 
在過(guò)去,當處理這一問(wèn)題的技術(shù)不穩定或僅僅是一部揚聲器電話(huà)時(shí),混合會(huì )議是尷尬的。遠程團隊經(jīng)常在聊天室里大喊大叫,但往往被忽視或遺忘。MALLAL的首席布道者吉姆·卡爾巴赫說(shuō):“在疫情大流行之前,混合病毒很常見(jiàn)。”“我們只是在這方面做得很糟糕。”
 
但在過(guò)去的幾年里,這種模式發(fā)生了變化?,F在,你可以輕松地將遠程人員帶入會(huì )議室,并獲得出色的會(huì )議參與度?;旌蠒?huì )議的廣泛采用也將來(lái)自各個(gè)時(shí)區的人們帶入了他們曾經(jīng)可能從未被邀請參加的聚會(huì )。
 
如果處理得當,它可以比任何其他類(lèi)型的會(huì )議更有成效——而且給與會(huì )者帶來(lái)的麻煩更少。但大多數混合型會(huì )議都需要工作。
 
根據Gartner 2023年的一份報告,混合會(huì )議的效率通常比面對面會(huì )議或虛擬會(huì )議低得多。然而,它預測,到2025年,全球65%的工人將選擇以這種方式參加會(huì )議。
 
卡爾巴赫說(shuō):“圍繞混合動(dòng)力車(chē)的新討論并不是說(shuō)它是新的,而是我們這次必須把它搞對。”
 
混合會(huì )議需要什么?
 
全球隱私和安全咨詢(xún)公司Kuma的創(chuàng )始人兼CEO雷·金布爾表示:“如果你想確保虛擬參與者和面對面參與者的參與度是平等的,那就從技術(shù)開(kāi)始。”
 
每個(gè)人——無(wú)論是在遠程還是在辦公室——都需要穩定、高速的互聯(lián)網(wǎng)連接,才能實(shí)現這一點(diǎn)。Webex、Zoom或Team等視頻會(huì )議平臺也是必不可少的。
 
但如果你想讓這一切順利進(jìn)行,就不要在硬件上吝嗇。根據Gartner的說(shuō)法,混合會(huì )議效率低下的一個(gè)原因是工作場(chǎng)所沒(méi)有合適的設備,只有不到一半的員工報告說(shuō)他們的公司有一個(gè)設備齊全的會(huì )議室。
 
數據存儲公司Qumulo的工程副總裁莫莉·布朗說(shuō):“關(guān)鍵之一是確保你有正確的設置,無(wú)論是誰(shuí)在協(xié)調會(huì )議,都知道誰(shuí)在哪里。”
 
Qumulo已經(jīng)擴建了會(huì )議室,以創(chuàng )造更好的混合會(huì )議體驗。“我們有些房間有Zoom Room屏幕,”Brown說(shuō)。其他房間配有貓頭鷹會(huì )議攝像頭或其他視頻系統。
 
HealthCanal的CEO埃里克·范說(shuō):“清晰、身臨其境的音頻是最重要的。”我們投資于優(yōu)質(zhì)的麥克風(fēng)、揚聲器和耳機,以消除音頻中斷,并確保所有參與者的聲音都能被聽(tīng)到和理解。
 
混合會(huì )議技術(shù)
 
協(xié)作軟件工具-在你的Zoom、Webex或團隊內部運行或通過(guò)共享一個(gè)屏幕-可以將你的混合會(huì )議從關(guān)于工作的對話(huà)演變?yōu)閷?shí)際工作。它們將會(huì )議的焦點(diǎn)從談話(huà)的負責人轉移到手頭的任務(wù)上,如果你希望合作,這就是你想要關(guān)注的方向。它們使你能夠即時(shí)共享信息、集思廣益、捕捉想法,并消除會(huì )議后的內務(wù)管理。
 
“擁抱協(xié)作平臺,”教練自動(dòng)化公司Cloverleav.me的首席研究官瑪麗亞·克勞昌卡說(shuō)。這些平臺應該是直觀(guān)的,使團隊成員能夠直接貢獻、發(fā)現和訪(fǎng)問(wèn)共享的見(jiàn)解。
 
當你有了正確的工具,你就可以很快地從同意一個(gè)想法到合作執行它。拿出一塊數字白板來(lái)集思廣益。與其討論設計,不如在協(xié)作圖表(如LucidChart)中共同構建它?;蛘咄ㄟ^(guò)調出你的工作管理工具來(lái)制定項目計劃的細節。
 
布朗說(shuō),Qumulo在混合會(huì )議期間使用數字白板Miro。“這對回顧、思考和頭腦風(fēng)暴練習很有用,”她說(shuō)。不過(guò),她說(shuō),有時(shí)候把一張紙舉到相機前也很管用。當我們談?wù)摵诵脑O計時(shí),有些人喜歡手邊有一張紙和一支筆,這樣他們就可以畫(huà)出一個(gè)設計。
 
HealthCanal的Pham說(shuō):“我們探索了專(zhuān)門(mén)的混合會(huì )議軟件解決方案,以促進(jìn)現場(chǎng)和遠程員工的平等參與。這些平臺提供虛擬白板、分組會(huì )議室和與會(huì )者參與度分析等功能。
 
與其犧牲整個(gè)人類(lèi)來(lái)做筆記,你可以讓一個(gè)AI,比如Otter.ai,來(lái)記錄會(huì )議。“這些服務(wù)自動(dòng)將口語(yǔ)轉錄并翻譯成文本,增強了所有與會(huì )者的可及性和理解力,”范說(shuō)。他們還將從會(huì )議中尋找行動(dòng)事項,并與參加會(huì )議的每個(gè)人分享筆記。
 
混合會(huì )議的最佳實(shí)踐
 
除了具備合適的技術(shù)外,以下提示還可以幫助所有人獲得更有效的會(huì )議體驗,無(wú)論他們是在辦公室還是遠程撥入。
 
1.讓每個(gè)人都出現在屏幕上
 
好的混合型會(huì )議要求人們善于主持、促進(jìn)和參與。要做到這一點(diǎn),你需要技能、習慣和會(huì )議制度。
 
對于金融科技公司Broadbridge的高級技術(shù)研究員馬克·施萊辛格來(lái)說(shuō),疫情期間成為默認會(huì )議方式的全視頻會(huì )議帶來(lái)了更高的協(xié)作水平,他的團隊不希望在混合會(huì )議中失去這種協(xié)作水平。
 
“突然之間,每個(gè)人都發(fā)出了自己的聲音,”他在談到Zoom電話(huà)會(huì )議時(shí)說(shuō)。“主導對話(huà)的并不總是會(huì )議室。”隨著(zhù)公司轉向混合模式,“我們需要一個(gè)可靠的解決方案來(lái)保持這種協(xié)作性質(zhì)。”
 
施萊辛格在與他上大學(xué)的女兒討論這個(gè)問(wèn)題時(shí),發(fā)現了解決方案——視頻通話(huà)和面對面會(huì )議的混合體。她告訴他,在她的學(xué)校上課的規則是,“即使你在現場(chǎng),每個(gè)人都必須打開(kāi)他們的設備并啟用視頻,這樣每個(gè)人都可以在自己的屏幕上看到每個(gè)人,包括講師和遠程學(xué)生。”
 
從本質(zhì)上講,這就是他們在Broadbridge所做的事情,盡管他們使用室內音頻來(lái)提高保真度。施萊辛格說(shuō),這種設置保留了每個(gè)人的聲音,為會(huì )議中的每個(gè)人提供了一個(gè)視覺(jué)——以及一個(gè)名字和頭銜——并且“會(huì )議室談話(huà)不太可能遮蓋遠程參與者,”施萊辛格說(shuō)。
 
2.在節制方面尋求幫助
 
一個(gè)好的主持人是混合會(huì )議的關(guān)鍵。與我交談的每個(gè)人都同意,提高自己的促進(jìn)技能并在團隊中發(fā)展這些技能對于混合會(huì )議世界的未來(lái)至關(guān)重要。當遠程工作變得無(wú)處不在時(shí),整個(gè)世界突然需要開(kāi)始培養這種力量,會(huì )議促進(jìn)的在線(xiàn)課程已經(jīng)變得很常見(jiàn)。但有時(shí),即使是最好的促進(jìn)者也需要幫助。
 
“我試著(zhù)找個(gè)人來(lái)主持聊天,”布朗說(shuō)。因為在與一群人交談時(shí)觀(guān)看聊天頻道需要比大多數人配備的更多的感覺(jué)輸入和灰質(zhì)。讓另一名團隊成員觀(guān)看該頻道可以幫助偏遠地區的人提出問(wèn)題,并得到回答,這樣室內參與者就不會(huì )黯然失色。
 
3.設定共同期望
 
與我交談過(guò)的許多人建議發(fā)布一項會(huì )議禮儀政策,以便在客廳、地下室和空閑臥室舉行的會(huì )議上,闡明對參與和曾經(jīng)由工作場(chǎng)所決定的事情的期望。
 
IT項目經(jīng)理出身的領(lǐng)導力教練Trish Bishop表示:“你可以在任何時(shí)候設定這些會(huì )議期望。”你可以說(shuō),我感覺(jué)團隊在這個(gè)混合環(huán)境中沒(méi)有得到充分的參與。讓我們設定共同的期望。
 
她建議讓團隊自己制定規則,而不是從高層發(fā)布規則,因為這樣更容易得到認可,預期更可能反映人們家庭生活的現實(shí)。這些規則可以涵蓋一切,從是否應該打開(kāi)攝像機,什么是可接受的背景(至少對于面向外部的會(huì )議),或者是否需要像樣的衣柜。
 
4.尊重每個(gè)人的時(shí)間
 
但任何政策指令,無(wú)論多么平等主義,都無(wú)法克服計劃或管理不善的會(huì )議。
 
Kuma的金布爾表示:“保持人們的參與度是一種習慣,它始于議程。”“如果你不遵守既定的議程,不尊重別人的時(shí)間,他們就會(huì )退席。”
 
Slingshot的創(chuàng )始人、InFratics的CEO兼創(chuàng )始人迪恩·吉達表示:“沒(méi)有什么比開(kāi)太多會(huì )議或會(huì )議什么都做不成更能扼殺一種文化,破壞動(dòng)力。”“這會(huì )影響業(yè)績(jì),也會(huì )影響人們的去留。”
 
5.創(chuàng )造平等
 
卡爾巴赫說(shuō),好的混合型會(huì )議需要的不僅僅是議程。“你需要一個(gè)目標和一種實(shí)現目標的方法。”他說(shuō)。
 
他說(shuō),即使有了議程,通常的動(dòng)態(tài)也會(huì )展開(kāi)。占主導地位的聲音會(huì )說(shuō)話(huà),而較安靜的聲音會(huì )逐漸消失,如果他們的相機關(guān)閉了,可能還會(huì )煮意大利面或洗衣服。你會(huì )想方設法把大家的注意力吸引回來(lái)。
 
卡爾巴赫說(shuō):“如果你帶了一個(gè)活動(dòng),然后說(shuō),‘讓我們做一個(gè)2乘2的矩陣,我們將通過(guò)投票來(lái)共同決定’——這樣,你就確保了參與度。”
 
他說(shuō),保持會(huì )議重點(diǎn)的另一個(gè)訣竅是創(chuàng )建一個(gè)話(huà)輪輪換系統。
 
“一種流行的方式是爆米花,最后一個(gè)說(shuō)話(huà)的人挑選下一個(gè)人。”他說(shuō)。
 
他補充說(shuō),這些技巧不僅可以克服口頭上的交通問(wèn)題,“你還可以開(kāi)始把會(huì )議看作是完成任務(wù)的地方。”
 
一旦你開(kāi)始尋找目標而不是議程,你就會(huì )找到它。如果有人說(shuō),“我們需要把這份文件整理好”,而你的會(huì )議需要一個(gè)目的,你可以帶上文件,在會(huì )議上完成工作。
 
卡爾巴赫說(shuō):“這樣一來(lái),你走出會(huì )場(chǎng)時(shí)就沒(méi)有在進(jìn)行的項目,因為你已經(jīng)完成了工作。”
 
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在混合會(huì )議中實(shí)現更好結果的5個(gè)最佳實(shí)踐

責任編輯:cres 作者:Christina |來(lái)源:企業(yè)網(wǎng)D1Net  2023-10-18 14:25:00 原創(chuàng )文章 企業(yè)網(wǎng)D1Net

如果你想讓你的團隊配備有才華的員工,那么提供在家工作的選擇就不再是討價(jià)還價(jià)的了。當被問(wèn)及如果不得不全職回到辦公室會(huì )做什么時(shí),PromoLeaf最近的一項研究發(fā)現,超過(guò)一半(52%)的遠程員工會(huì )辭職。這比疫情后Gartner的一項研究大幅增長(cháng),該研究發(fā)現,如果不再允許遠程工作,39%的美國成年人會(huì )辭去工作。
 
不過(guò),人們確實(shí)很懷念見(jiàn)到同事的日子,他們甚至錯過(guò)了面對面的會(huì )議。每周至少有幾天在辦公室工作會(huì )讓人們(86%的人)比那些完全遠程工作的人對工作更有安全感。
 
留住你的團隊——并保持他們的參與度——的關(guān)鍵是混合工作。它是兩全其美的,允許人們遠程工作或進(jìn)入辦公室,無(wú)論是按計劃還是按工作要求進(jìn)行。這意味著(zhù),在可預見(jiàn)的未來(lái),你可能會(huì )看到混合會(huì )議——一些人聚集在會(huì )議室,另一些人在家打電話(huà)進(jìn)來(lái)。
 
此會(huì )議模式不同于全視頻呼叫或所有面對面會(huì )議。它帶來(lái)了技術(shù)挑戰,需要新的技能。
 
為了幫助你做好這件事,我采訪(fǎng)了掌握這門(mén)藝術(shù)的領(lǐng)導人。他們告訴我什么管用,什么不管用,你需要買(mǎi)什么,以及如何把會(huì )議變成你一天中富有成效的部分。
 
什么是混合會(huì )議?
 
Venture Smarter的CEO喬恩·摩根解釋說(shuō):“混合型會(huì )議是一種融合了面對面和虛擬元素的現代會(huì )議方式。”它允許參與者從不同的位置參加會(huì )議,一些人在物理會(huì )議室中,另一些人通過(guò)視頻會(huì )議或其他在線(xiàn)協(xié)作工具遠程參加會(huì )議。
 
在過(guò)去,當處理這一問(wèn)題的技術(shù)不穩定或僅僅是一部揚聲器電話(huà)時(shí),混合會(huì )議是尷尬的。遠程團隊經(jīng)常在聊天室里大喊大叫,但往往被忽視或遺忘。MALLAL的首席布道者吉姆·卡爾巴赫說(shuō):“在疫情大流行之前,混合病毒很常見(jiàn)。”“我們只是在這方面做得很糟糕。”
 
但在過(guò)去的幾年里,這種模式發(fā)生了變化?,F在,你可以輕松地將遠程人員帶入會(huì )議室,并獲得出色的會(huì )議參與度?;旌蠒?huì )議的廣泛采用也將來(lái)自各個(gè)時(shí)區的人們帶入了他們曾經(jīng)可能從未被邀請參加的聚會(huì )。
 
如果處理得當,它可以比任何其他類(lèi)型的會(huì )議更有成效——而且給與會(huì )者帶來(lái)的麻煩更少。但大多數混合型會(huì )議都需要工作。
 
根據Gartner 2023年的一份報告,混合會(huì )議的效率通常比面對面會(huì )議或虛擬會(huì )議低得多。然而,它預測,到2025年,全球65%的工人將選擇以這種方式參加會(huì )議。
 
卡爾巴赫說(shuō):“圍繞混合動(dòng)力車(chē)的新討論并不是說(shuō)它是新的,而是我們這次必須把它搞對。”
 
混合會(huì )議需要什么?
 
全球隱私和安全咨詢(xún)公司Kuma的創(chuàng )始人兼CEO雷·金布爾表示:“如果你想確保虛擬參與者和面對面參與者的參與度是平等的,那就從技術(shù)開(kāi)始。”
 
每個(gè)人——無(wú)論是在遠程還是在辦公室——都需要穩定、高速的互聯(lián)網(wǎng)連接,才能實(shí)現這一點(diǎn)。Webex、Zoom或Team等視頻會(huì )議平臺也是必不可少的。
 
但如果你想讓這一切順利進(jìn)行,就不要在硬件上吝嗇。根據Gartner的說(shuō)法,混合會(huì )議效率低下的一個(gè)原因是工作場(chǎng)所沒(méi)有合適的設備,只有不到一半的員工報告說(shuō)他們的公司有一個(gè)設備齊全的會(huì )議室。
 
數據存儲公司Qumulo的工程副總裁莫莉·布朗說(shuō):“關(guān)鍵之一是確保你有正確的設置,無(wú)論是誰(shuí)在協(xié)調會(huì )議,都知道誰(shuí)在哪里。”
 
Qumulo已經(jīng)擴建了會(huì )議室,以創(chuàng )造更好的混合會(huì )議體驗。“我們有些房間有Zoom Room屏幕,”Brown說(shuō)。其他房間配有貓頭鷹會(huì )議攝像頭或其他視頻系統。
 
HealthCanal的CEO埃里克·范說(shuō):“清晰、身臨其境的音頻是最重要的。”我們投資于優(yōu)質(zhì)的麥克風(fēng)、揚聲器和耳機,以消除音頻中斷,并確保所有參與者的聲音都能被聽(tīng)到和理解。
 
混合會(huì )議技術(shù)
 
協(xié)作軟件工具-在你的Zoom、Webex或團隊內部運行或通過(guò)共享一個(gè)屏幕-可以將你的混合會(huì )議從關(guān)于工作的對話(huà)演變?yōu)閷?shí)際工作。它們將會(huì )議的焦點(diǎn)從談話(huà)的負責人轉移到手頭的任務(wù)上,如果你希望合作,這就是你想要關(guān)注的方向。它們使你能夠即時(shí)共享信息、集思廣益、捕捉想法,并消除會(huì )議后的內務(wù)管理。
 
“擁抱協(xié)作平臺,”教練自動(dòng)化公司Cloverleav.me的首席研究官瑪麗亞·克勞昌卡說(shuō)。這些平臺應該是直觀(guān)的,使團隊成員能夠直接貢獻、發(fā)現和訪(fǎng)問(wèn)共享的見(jiàn)解。
 
當你有了正確的工具,你就可以很快地從同意一個(gè)想法到合作執行它。拿出一塊數字白板來(lái)集思廣益。與其討論設計,不如在協(xié)作圖表(如LucidChart)中共同構建它?;蛘咄ㄟ^(guò)調出你的工作管理工具來(lái)制定項目計劃的細節。
 
布朗說(shuō),Qumulo在混合會(huì )議期間使用數字白板Miro。“這對回顧、思考和頭腦風(fēng)暴練習很有用,”她說(shuō)。不過(guò),她說(shuō),有時(shí)候把一張紙舉到相機前也很管用。當我們談?wù)摵诵脑O計時(shí),有些人喜歡手邊有一張紙和一支筆,這樣他們就可以畫(huà)出一個(gè)設計。
 
HealthCanal的Pham說(shuō):“我們探索了專(zhuān)門(mén)的混合會(huì )議軟件解決方案,以促進(jìn)現場(chǎng)和遠程員工的平等參與。這些平臺提供虛擬白板、分組會(huì )議室和與會(huì )者參與度分析等功能。
 
與其犧牲整個(gè)人類(lèi)來(lái)做筆記,你可以讓一個(gè)AI,比如Otter.ai,來(lái)記錄會(huì )議。“這些服務(wù)自動(dòng)將口語(yǔ)轉錄并翻譯成文本,增強了所有與會(huì )者的可及性和理解力,”范說(shuō)。他們還將從會(huì )議中尋找行動(dòng)事項,并與參加會(huì )議的每個(gè)人分享筆記。
 
混合會(huì )議的最佳實(shí)踐
 
除了具備合適的技術(shù)外,以下提示還可以幫助所有人獲得更有效的會(huì )議體驗,無(wú)論他們是在辦公室還是遠程撥入。
 
1.讓每個(gè)人都出現在屏幕上
 
好的混合型會(huì )議要求人們善于主持、促進(jìn)和參與。要做到這一點(diǎn),你需要技能、習慣和會(huì )議制度。
 
對于金融科技公司Broadbridge的高級技術(shù)研究員馬克·施萊辛格來(lái)說(shuō),疫情期間成為默認會(huì )議方式的全視頻會(huì )議帶來(lái)了更高的協(xié)作水平,他的團隊不希望在混合會(huì )議中失去這種協(xié)作水平。
 
“突然之間,每個(gè)人都發(fā)出了自己的聲音,”他在談到Zoom電話(huà)會(huì )議時(shí)說(shuō)。“主導對話(huà)的并不總是會(huì )議室。”隨著(zhù)公司轉向混合模式,“我們需要一個(gè)可靠的解決方案來(lái)保持這種協(xié)作性質(zhì)。”
 
施萊辛格在與他上大學(xué)的女兒討論這個(gè)問(wèn)題時(shí),發(fā)現了解決方案——視頻通話(huà)和面對面會(huì )議的混合體。她告訴他,在她的學(xué)校上課的規則是,“即使你在現場(chǎng),每個(gè)人都必須打開(kāi)他們的設備并啟用視頻,這樣每個(gè)人都可以在自己的屏幕上看到每個(gè)人,包括講師和遠程學(xué)生。”
 
從本質(zhì)上講,這就是他們在Broadbridge所做的事情,盡管他們使用室內音頻來(lái)提高保真度。施萊辛格說(shuō),這種設置保留了每個(gè)人的聲音,為會(huì )議中的每個(gè)人提供了一個(gè)視覺(jué)——以及一個(gè)名字和頭銜——并且“會(huì )議室談話(huà)不太可能遮蓋遠程參與者,”施萊辛格說(shuō)。
 
2.在節制方面尋求幫助
 
一個(gè)好的主持人是混合會(huì )議的關(guān)鍵。與我交談的每個(gè)人都同意,提高自己的促進(jìn)技能并在團隊中發(fā)展這些技能對于混合會(huì )議世界的未來(lái)至關(guān)重要。當遠程工作變得無(wú)處不在時(shí),整個(gè)世界突然需要開(kāi)始培養這種力量,會(huì )議促進(jìn)的在線(xiàn)課程已經(jīng)變得很常見(jiàn)。但有時(shí),即使是最好的促進(jìn)者也需要幫助。
 
“我試著(zhù)找個(gè)人來(lái)主持聊天,”布朗說(shuō)。因為在與一群人交談時(shí)觀(guān)看聊天頻道需要比大多數人配備的更多的感覺(jué)輸入和灰質(zhì)。讓另一名團隊成員觀(guān)看該頻道可以幫助偏遠地區的人提出問(wèn)題,并得到回答,這樣室內參與者就不會(huì )黯然失色。
 
3.設定共同期望
 
與我交談過(guò)的許多人建議發(fā)布一項會(huì )議禮儀政策,以便在客廳、地下室和空閑臥室舉行的會(huì )議上,闡明對參與和曾經(jīng)由工作場(chǎng)所決定的事情的期望。
 
IT項目經(jīng)理出身的領(lǐng)導力教練Trish Bishop表示:“你可以在任何時(shí)候設定這些會(huì )議期望。”你可以說(shuō),我感覺(jué)團隊在這個(gè)混合環(huán)境中沒(méi)有得到充分的參與。讓我們設定共同的期望。
 
她建議讓團隊自己制定規則,而不是從高層發(fā)布規則,因為這樣更容易得到認可,預期更可能反映人們家庭生活的現實(shí)。這些規則可以涵蓋一切,從是否應該打開(kāi)攝像機,什么是可接受的背景(至少對于面向外部的會(huì )議),或者是否需要像樣的衣柜。
 
4.尊重每個(gè)人的時(shí)間
 
但任何政策指令,無(wú)論多么平等主義,都無(wú)法克服計劃或管理不善的會(huì )議。
 
Kuma的金布爾表示:“保持人們的參與度是一種習慣,它始于議程。”“如果你不遵守既定的議程,不尊重別人的時(shí)間,他們就會(huì )退席。”
 
Slingshot的創(chuàng )始人、InFratics的CEO兼創(chuàng )始人迪恩·吉達表示:“沒(méi)有什么比開(kāi)太多會(huì )議或會(huì )議什么都做不成更能扼殺一種文化,破壞動(dòng)力。”“這會(huì )影響業(yè)績(jì),也會(huì )影響人們的去留。”
 
5.創(chuàng )造平等
 
卡爾巴赫說(shuō),好的混合型會(huì )議需要的不僅僅是議程。“你需要一個(gè)目標和一種實(shí)現目標的方法。”他說(shuō)。
 
他說(shuō),即使有了議程,通常的動(dòng)態(tài)也會(huì )展開(kāi)。占主導地位的聲音會(huì )說(shuō)話(huà),而較安靜的聲音會(huì )逐漸消失,如果他們的相機關(guān)閉了,可能還會(huì )煮意大利面或洗衣服。你會(huì )想方設法把大家的注意力吸引回來(lái)。
 
卡爾巴赫說(shuō):“如果你帶了一個(gè)活動(dòng),然后說(shuō),‘讓我們做一個(gè)2乘2的矩陣,我們將通過(guò)投票來(lái)共同決定’——這樣,你就確保了參與度。”
 
他說(shuō),保持會(huì )議重點(diǎn)的另一個(gè)訣竅是創(chuàng )建一個(gè)話(huà)輪輪換系統。
 
“一種流行的方式是爆米花,最后一個(gè)說(shuō)話(huà)的人挑選下一個(gè)人。”他說(shuō)。
 
他補充說(shuō),這些技巧不僅可以克服口頭上的交通問(wèn)題,“你還可以開(kāi)始把會(huì )議看作是完成任務(wù)的地方。”
 
一旦你開(kāi)始尋找目標而不是議程,你就會(huì )找到它。如果有人說(shuō),“我們需要把這份文件整理好”,而你的會(huì )議需要一個(gè)目的,你可以帶上文件,在會(huì )議上完成工作。
 
卡爾巴赫說(shuō):“這樣一來(lái),你走出會(huì )場(chǎng)時(shí)就沒(méi)有在進(jìn)行的項目,因為你已經(jīng)完成了工作。”
 
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